淺析電力企業(yè)在檔案管理中存在的問題及其應對策略

淺析電力企業(yè)在檔案管理中存在的問題及其應對策略

作者：林衛(wèi)紅

摘要：電力檔案在電力事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而電力檔案的管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，它直接關系到電力企業(yè)能否贏得市場競爭的主動權。本文著重從電力企業(yè)檔案管理的重要性、存在的主要問題以及解決措施加以簡單闡述。關鍵詞：電力企業(yè)檔案管理重要性存在問題解決措施

隨著社會的發(fā)展、科技的進步，社會的各個領域都在不同程度的發(fā)生著變化。就拿電力行業(yè)來說，隨著電力體制改革和企業(yè)結構的不斷調整，電力的生產和經營正在逐步邁向一個全新的發(fā)展階段。相應的，檔案的利用價值也逐漸被凸現出來。因此，如何高效的管理和利用寶貴的檔案資源，使之更好地為電力工業(yè)服務，已經成為電力檔案工作的核心任務。一、電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力檔案在電力事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而電力檔案的管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，它直接關系到電力企業(yè)能否贏得市場競爭的主動權。所謂的電力企業(yè)檔案就是指電力企業(yè)生產經營活動的最原始記錄。它不僅真實的反應了電力企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識信息，進而推動電力企業(yè)經濟的快速發(fā)展。這就要求電力部門以科技創(chuàng)新為理論基礎，扎住機遇，加快建設和完善電力企業(yè)的檔案管理工作，使其更好地適應社會主義市場經濟的管理體制，保證電力企業(yè)經濟的快速發(fā)展。二、我國目前電力企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

1、電力企業(yè)的檔案管理得不到高層應有的重視

很多電力企業(yè)的高層領導對電力檔案的管理認識不到位，認為它只是文字類的工作，和市場占有率、產品的質量、售后服務比起來簡直是微不足道。正式由于高層領導的不重視，導致這些電力企業(yè)在檔案管理方面投入甚少，出現檔案室設施不全，保管條件和保管手段落后的情況。而由于缺乏完整的檔案材料所產生的直接后果就是無法為企業(yè)提供高質量、高效能的服務。

2、電力企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的負責

很多電力企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對檔案管理工作也是相當的陌生，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業(yè)經濟發(fā)展的重要性。另外，相當一部分的電力企業(yè)根本沒有設立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價值的資料倒是被長期保存了起來，不僅不能推動企業(yè)經濟的發(fā)展，還會在一定程度上增加企業(yè)的經營成本。

3、電力企業(yè)檔案管理的理論研究滯后

在新形勢下，電力檔案的管理工作已經成為了電力企業(yè)管理部門所面臨的新課題。但是從目前來看，關于這方面的理論研究和政策指導還是相對滯后的，沒有取得什么顯著的研究成果。因此，電力企業(yè)需要投入更多的人力、物力，專注于此項研究。那么應該主要研究哪些問題呢？1）電力企業(yè)檔案的產權特征和法律地位問題。2）電力企業(yè)在產權變更后檔案的流向問題。3）國家、社會對有保存價值的檔案的鑒定問題。4）電力企業(yè)檔案在檔案資源建設中的地位和作用問題。這些問題的研究和解決其實都不是一蹴而就的，它需要通過檔案管理部門在實踐中逐步摸索，逐步解決。4、電力企業(yè)的檔案管理的信息化建設滯后

信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從

目前的情況來看，檔案管理工作的信息化程度還是相對滯后的。

其滯后性主要體現在2點。1）管理檔案的計算機配置相當落后，軟件、硬件設備都亟待更新。2）電力工程人員不能在工程現場調閱檔案圖紙。那么導致其發(fā)展滯后的原因主要有哪些呢？1）個別企業(yè)的領導還沒有完全認識檔案信息化建設的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當中，這樣就導致了對檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后。2）企業(yè)檔案信息化其實是近幾年才逐步提出和開展的，所以在多數企業(yè)中，關于檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據。3）電力企業(yè)雖然配備了檔案數字化設施，但是由于種種原因的限制，導致其硬件設備使用率低，數字的錄入量非常有限。4）沒有充分的開發(fā)利用檔案信息資源。例如，有的企業(yè)花費了大量的成本來實現企業(yè)檔案的數字化，實現了計算機檢索。但是由于其信息僅限于在檔案室內使用，不能實現整個企業(yè)信息的資源共享。這樣就使得檔案信息資源得不到充分開發(fā)和利用。5）電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進程。三、強化電力企業(yè)檔案管理的措施

1、嚴格規(guī)范電力企業(yè)的檔案管理制度

電力企業(yè)檔案的整理應該按照相應的法規(guī)及原則進行，不宜盲目。比較常見的法規(guī)有：《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》、《基本建設檔案資料管理暫行規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設項目（工程）檔案驗收辦法》等等。2、爭取企業(yè)領導的重視

其實，電力企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達不到預期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業(yè)領導的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須說服企業(yè)領導，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進而支持我們的檔案管理工作。3、提高檔案管理人員的業(yè)務素質

在新形勢下，要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識、有素質的檔案干部隊伍。要對他們進行定期的教育培訓，不斷地激發(fā)和調動檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。那么我們具體應該怎樣做來提高檔案工作人員的素質呢？其中崗位培訓是提高其素質的最主要途徑。培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現場培訓是一個較為普遍和有效的方式，它可以將培訓和實際操作結合起來，是受訓人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質的一個有效途徑。通過招聘那些懂法律、會外語、精計算機的復合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現的知識結構不合理，年齡結構老化的狀況。最后，還可以通過加強業(yè)務研究，來積極探索新的檔案管理方法，以便適應新形勢下電力企業(yè)檔案管理工作的需要。4、進一步加強檔案的信息化建設

隨著計算機和信息技術的迅速發(fā)展，我國電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強。但我們仍然要通過借助現代化的信息技術和先進的管理理念，來改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使電力企業(yè)的檔案管理信息化更好地發(fā)展，我們還是要盡量爭取企業(yè)高層領導的支持，使他們能夠充分認識到企業(yè)檔案管理信息化的重大意義，進而支持將檔案管理信息化納入企業(yè)整體信息化之中。當然，不同電力企業(yè)的檔案管理信息化進程可以是不一樣的，要具體問題具體分析。例如，對于那些經濟效益好，現代化管理水平高的電力企業(yè)，要鼓勵其全面開展檔案信息化建設。而對于那些經濟效益不好的企業(yè)，我們可以采用分步實施、逐步推進的方式。

5、要切實做好電力企業(yè)檔案的安全防護工作

電力企業(yè)要積極按照國家關于檔案保管保護的規(guī)定，投入資金，配置具備防盜、防潮、

防火、防有害生物等的必要設施。對于那些特殊載體檔案，我們要采取更為嚴密的安全措施，進行重點防護。此外，我們要盡可能的保證那些涉及知識產權和商業(yè)機密的檔案的完整性�！�

參考文獻：

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擴展閱讀：電力企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策

淺談電力企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策

摘要：作為企業(yè)生產經營活動的原始記錄和原始憑證，檔案管理是電力企業(yè)管理工作中不可或缺的組成部分，具有非常重要的作用。目前我國電力企業(yè)的檔案管理還存在著許多問題。文章具體分析了電力企業(yè)檔案管理中存在的問題，并針對性地提出了相關解決措施。

關鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；問題；對策中圖分類號：g271文獻標識碼：a文章編號：引言：

檔案管理作為電力企業(yè)經營管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)，對企業(yè)的發(fā)展有著重要的影響。隨著電力行業(yè)的飛速發(fā)展和電力改革的不斷深入，企業(yè)檔案的管理工作出現了一些新的特點及變化。因此，如何有效開展電力企業(yè)檔案管理工作就具有重要的現實意義，該文從電力企業(yè)檔案管理的重要性入手，分析當前存在的一些主要問題，并在此基礎上提出相應的對策，以便能更好的為電力企業(yè)的建設與發(fā)展提供優(yōu)質服務。1.電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力企業(yè)檔案管理是電力企業(yè)管理工作的基礎部分和重要環(huán)節(jié)，對電力企業(yè)經濟建設與發(fā)展具有十分重要的影響，是電力企業(yè)贏得市場競爭主動權的有力保證。作為企業(yè)生產經營活動的原始記錄和原始憑證，電力企業(yè)檔案包含著許多內容，涉及到方方面面，范圍

廣、門類多、信息容量大，是電力行業(yè)發(fā)展過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體形式的歷史記錄。檔案是企業(yè)成長發(fā)展歷程的真實寫照，涵蓋著豐富的科技資源和知識信息，是一筆不可估量的財富。這些珍貴的檔案保存得是否完好，直接影響著檔案的保管壽命，制約著檔案被利用的效果。因此，面對目前電力企業(yè)檔案管理存在的問題，與時俱進，抓住機遇，做好電力企業(yè)檔案保護工作，加快企業(yè)檔案管理信息化步伐，不斷拓展企業(yè)檔案工作新領域，可為電力企業(yè)經濟發(fā)展提供強有力的信息保障，同時對促進電力行業(yè)的發(fā)展具有無可替代的重要意義。2.電力企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1規(guī)章制度、管理體系不健全，檔案利用率低

檔案管理工作是一項具有管理性、科學性的工作，需針對本單位實際情況制定一套科學、完整以及可操作性的管理規(guī)章制度。雖然目前大多數電力企業(yè)已經建立了檔案管理制度，但不夠健全，在檔案的收集、保管、借閱、保密等方面還存在著一些問題，如檔案資料收集不全，信息缺失；借閱檔案時不履行相關手續(xù)，經常有借無還；還有些檔案人員隨意涂改、銷毀甚至出售檔案資料，嚴重違反了檔案管理的要求。此外，企業(yè)對檔案的宣傳力度不夠，使得相關檔案的利用率較低。實際上，檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來巨大的經濟效益與社會效益，然而，長期以來，企業(yè)一直重“藏”輕“用”，缺乏有效的宣傳，使得企業(yè)員工對檔案的利用效益知之

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